Koordinasi rutin yang diselenggarakan Biro Teknologi Informasi (BTI) Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS)kali ini berkolaborasi dengan Biro Administrasi Akademik (BAA). BAA sebagai tangan sambung UMS kepada Dikti (Pendidikan Tinggi) pada kesempatan ini memaparkan sejumlah jobdesk yang berkaitan dengan akademik UMS.
Secara internal, BAA telah melaunching beberapa aplikasi akademik. Salah satu yang menjadi sorotan adalah apliaksi STAR (Sistem Terpadu Akademik Reguler). Aplikasi tersebut kini telah diperbaharui dan telah menjadi pusat informasi bagi mahasiswa.
Aplikasi yang telah dikembangkan tersebut memiliki beberapa turunan, diantaranya ada STAR-PARENT dan STAR-AKREDITASI. STAR-Parent merupakan sistem informasi berbasis website yang diperuntukan kepada wali mahasiswa UMS. Pada penggunaanya terdapat menu utama yang menampilkan rekapitulasi nilai persemester (KHS), jumlah pengambilan sks (KRS) dan jumlah tagiihan biaya kuliah. Dengan adanya sistem informasi tersebut, diharapkan wali mahasiswa dapat lebih memantau perkembangan belajar putra putrinya.
“Ada STAR-PARENT, aplikasi untuk orang tua. Tujuannya agar bisa lebih terkontrol. Nanti user dan password kita kirimkan ke alamat orang tua berdasarkan data LPS” terang Wuryanto, S.T narasumber BAA.
Selain itu ada STAR-Akreditasi yang menampilkan statistik mahasiswa UMS. Data ini dapat dijadikan acuan saat persiapan akreditasi program studi. Kedua aplikasi tersebut dapat diakses dengan alamat star-parent.ums.ac.id dan star-kreditasi.ums.ac.id.
Beberapa waktu lalu, sering dikeluhkan adanya kesulitan mahasiswa saat melakuan pengisian Kartu Rencana Studi (KRS). Dijelaskan memang ada sedikit perubahan. KRS kali ini mengadopsi token sebagai key login. Token yang dimaksudkan berbeda dengan password aplikasi, dan dapat diperoleh saat mahasiswa telah mengambil Kartu Hasil Studi (KHS). Token nantinya akan selalu berubah tiap semesternya.
“Kesulitan KRS karena token. Ini merupakan sistem baru untuk menggantikan sistem reset passiword yang lama. Sudah bisa diatasi (permasalahan login). Hanya butuh waktu untuk beradaptasi dan koordinasi intens agar tidak terjadi miskomunikasi” jelas Wuryanto.
Ada juga permasalahan mahasiswa tidak bisa mendaftar wisuda online melalui alamat wisuda.ums.ac.id. Keluhan sama dari setiap mahasiswa, yaitu status mahasiswa dinyatakan belum lulus oleh sistem. Secara sistem sudah benar, permasalahannya adalah user operation di tingkat program studi. Banyak mahasiswa komplain dengan menunjukan Surat Keterangan Lulus (SKL) namum bukan cetakan dari sistem akademik, melainkan dibuat manual dengan aplikasi office.
“Ini juga sering terjadi, SKL yang dibawa tidak terdaftar disitem akademik. TU yang memcetak menggunakan office bukan aplikasi akademik jadi statusnya tidak lulus. Ini lebih ke human error” tegasnya.
Jadi diharapkan, staff IT support yang hadir mampu berkontribusi menangani persoalan sejenis. Pentingnya edukasi dan pemahaman terhadap penggunaan sistem aplikasi.